コラムCOLUMN

　チームの会議はマネジャーが、課の会議は課長が司会進行するものと思いこんでいませんか。じつはファシリテーション・スキルを学ぶと、マネジャーが司会進行することは必ずしも人の力を活用することにつながらないことに気づきます。つまりマネジャーが司会進行をしてしまうと、会議中のマネジャーの発言は、方針提示、意思決定、指示や評価をする職場マネジャーとしての発言なのか、中立的な立場で議論を促進するファシリテーターとしての発言なのかがメンバーから見ると区別がつかず、自由に発言しづらくなってしまうのです。
　
　では、どのような会議開催が理想なのでしょうか。司会進行は、あらかじめメンバーの中から毎回違った人を順番に指名します。そうすることで、自ずと会議運営に対してメンバーの主体性も高まっていきますね。
　
　司会進行を任せられたメンバーには、会議の進め方を事前に考えてもらって、マネジャーに提案してもらいます。これを「会議デザイン」と言います。主なデザイン項目は次の通りです。

　①目的：何のために議論するのか（目的が明確でなければ、会議はなしです）
　②議題：何について議論するのか（議題がなければ、会議はなしです）
　③ゴール：どこまで議論して、何をアウトプットするのか？（議題とゴールは違います）
　④議論の進め方：どんなプロセスで議論をするのか、時間配分はどうするか（時間配分まで決めて、議論の前にメンバーと共有することが時間内で議論するポイントです）
　⑤参加メンバー（目的に応じて選定することで、なぜ参加するのかという参加者の疑問を解消します）
　⑥議論に必要な情報（創造重視、決議重視、実行重視の目的によって異なります）
　⑦所要時間（いつ、どのくらいの時間で実施するのか。長すぎないことが大切です）
　⑧場所（会議室、オンライン、外部施設など、目的に応じて選定します）
　⑨準備事項（会場設営、備品、準備資料、参加者の事前検討事項などを明確にします）
　⑩運営ルール（「ひとり一言発言」など、目的達成に有効な決めごとは大切です）
　
　特に①②⑤⑥⑦⑧は、事前に参加メンバーへ会議開催案内しましょう。会議運営をレベルアップしていくには、このプロセスが欠かせません。